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活動(dòng)策劃是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要調(diào)配很多人手一起分工協(xié)作完成的任務(wù)，在活動(dòng)策劃進(jìn)行過(guò)程中，需要合理安排活動(dòng)策劃的流程才能更好的去推進(jìn)活動(dòng)的進(jìn)度，才能讓大家更好，更合理的去工作，那么會(huì)務(wù)統(tǒng)籌公司是如何統(tǒng)籌與管理活動(dòng)項(xiàng)目呢？
1、對(duì)活動(dòng)進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排
大大小小的活動(dòng)都有其流程和節(jié)奏，把這些安排好了，那這樣的活動(dòng)就算得上是一場(chǎng)成功的活動(dòng)。所有的細(xì)節(jié)都需要事先組織得井井有條、準(zhǔn)備就緒。對(duì)活動(dòng)進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排是活動(dòng)成功舉辦的前提保證，因?yàn)檫@樣可以使人分清輕重緩急，并將活動(dòng)的結(jié)束時(shí)間以及各項(xiàng)工作的時(shí)間要求安排得恰到好處。
2、確保信息對(duì)應(yīng)、文件版本統(tǒng)一
隨著活動(dòng)的逐步開展，必要的變動(dòng)不可避免，活動(dòng)要素或增加，或減少，或更新，時(shí)間方面的要求可能會(huì)發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動(dòng)會(huì)場(chǎng)要求的變化，要不斷地更新你的活動(dòng)統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意，每一次更改活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)，都要標(biāo)注更改的序號(hào)和日期——就如同更改成本清單一樣——這樣你就可以清楚地了解大家是否在使用同一版本的活動(dòng)統(tǒng)籌安排依據(jù)。
3、組織井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)
組織井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，這是組辦活動(dòng)獲得成功最為重要的兩大要素。必須不斷進(jìn)行檢查，以確保活動(dòng)按照計(jì)劃有序開展。所有參與主體——公司客戶、活動(dòng)策劃人員、供應(yīng)商——必須嚴(yán)格遵守合同所規(guī)定的指導(dǎo)方針。花費(fèi)兩個(gè)月的時(shí)間來(lái)批準(zhǔn)某一項(xiàng)目，可能導(dǎo)致活動(dòng)項(xiàng)目管理的失敗。如果活動(dòng)安排過(guò)于倉(cāng)促，工作到了最后關(guān)頭可能仍然無(wú)法完成。例如，你或許會(huì)花幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間來(lái)設(shè)計(jì)一份富于新意的請(qǐng)柬，但是如果請(qǐng)柬無(wú)法及時(shí)交付印刷，無(wú)法及時(shí)郵寄，這對(duì)活動(dòng)參與者的出席率自然會(huì)帶來(lái)災(zāi)難性的影響。因此，做出開展活動(dòng)的決定之后，首要的步驟之一便是制作一份活動(dòng)計(jì)劃書，并以此作為活動(dòng)的統(tǒng)籌安排依據(jù)。
4、按計(jì)劃行事
制訂活動(dòng)統(tǒng)籌安排時(shí)，要拿出日歷，從活動(dòng)舉辦日期之前開始計(jì)劃起，規(guī)定何時(shí)完成何事。近乎失敗的活動(dòng)事例不勝枚舉。有一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表與標(biāo)牌到了最后時(shí)刻還在進(jìn)行變更，而且沒(méi)有及時(shí)送到活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng);另一次活動(dòng)中，活動(dòng)安排表已經(jīng)發(fā)下去，宣傳插頁(yè)才剛剛送達(dá);還有一次活動(dòng)中，印有活動(dòng)標(biāo)記的T-恤拿到現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)候竟是剛剛從服裝廠下線的——包裝盒打開后還依然散發(fā)著印刷時(shí)留下的蒸汽。所有這些細(xì)節(jié)都會(huì)令活動(dòng)嘉賓感到活動(dòng)的組織毫無(wú)條理性。凡此種種，只說(shuō)明了一點(diǎn)：活動(dòng)策劃不周、協(xié)調(diào)不力。
5、設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間
活動(dòng)要素中必須設(shè)置嚴(yán)格的截止時(shí)間，否則，你將突然領(lǐng)略多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不起眼的小事，卻會(huì)產(chǎn)生難以想象的重大影響。一次籌款活動(dòng)中，組織方在最后關(guān)頭決定改變座位的安排次序，導(dǎo)致自己沒(méi)有時(shí)間來(lái)進(jìn)行最后的檢查。結(jié)果是漏洞百出，場(chǎng)面尷尬：同一張桌子安排給了兩家高級(jí)贊助商，結(jié)果不得不為他們?cè)侔才帕硪粡堊雷樱綀?chǎng)的重要嘉賓只得站著等。由于沒(méi)有規(guī)定要準(zhǔn)備額外的桌布和擺飾，這張桌子和其他桌子相比，就難免顯得另類。最后時(shí)刻改變座位安排，自己就不會(huì)有足夠的時(shí)間來(lái)核查自己對(duì)座位次序安排所做的調(diào)整。
6、提前做好一切基工作
在與客戶、供應(yīng)商以及一線策劃人員進(jìn)行前期會(huì)面之前，就應(yīng)該將一切都安排妥當(dāng)。前期會(huì)面按照計(jì)劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬入和安裝之前進(jìn)行，以便所有的參與者都有時(shí)間對(duì)相關(guān)細(xì)節(jié)做最后的檢查，找出本來(lái)可以預(yù)見到，但由于物流方面的疏忽所導(dǎo)致的一些紕漏。你希望活動(dòng)當(dāng)天所有人都有良好的精神風(fēng)貌，處于最佳狀態(tài)，發(fā)揮出最好水平，成功地協(xié)調(diào)和執(zhí)行活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)，你不希望他們到了最后關(guān)頭還在四處張羅本該早已做好的基礎(chǔ)工作。
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